10 étapes pour organiser son séminaire d’entreprise

Pourquoi préparer son séminaire ?

Vous êtes en train d’organiser un séminaire en Bretagne dans le sud sur Finistère ?
Pour être efficace et répondre aux enjeux de motivation, d’intégration ou d’innovation pour lequel il est organisé, un séminaire doit être bien préparé en amont.
Il est important de fixer des objectifs clairs, qui peuvent être des résultats de travail, mais aussi une meilleure cohésion des équipes, l’instauration d’une transversalité entre les services, ou le développement d’une volonté plus forte d’implication chez les collaborateurs.
La durée du séminaire et son programme pourront être fixés par rapport à ces objectifs.
Ne laissez rien au hasard et découvrez comment organiser un séminaire professionnel en quelques étapes simples.

Préparer son séminaire en 10 étapes

1. Analyser vos besoins et déterminer vos objectifs : pour savoir comment organiser un séminaire d’entreprise, il faut d’abord se demander « pourquoi organiser ce séminaire ».
2. Promouvoir et marquer le lancement d’un nouveau service, souder vos équipes, motiver ou récompenser vos collaborateurs, réunir les équipes de direction ou de management ou intégrer de nouveaux agents, les objectifs d’un séminaire peuvent être variés. Le programme du séjour et vos besoins en matière d’équipements dépendront d’eux.
3. Choisir la durée, le format et le thème du séminaire : selon l’objectif, le séminaire peut se dérouler sur une soirée, une journée, un week-end ou plusieurs jours.
   La durée se fixe en fonction du contenu dans un séminaire de formation, et doit aussi être cohérent avec le choix du lieu.
   Le format : s’il s’agit d’un séminaire très court, l’organisation d’un repas en soirée ou un programme d’activités en journée peuvent être privilégiés.
   Le thème : œnologie et gastronomie, loisirs de plein air, activités de team building, détente et bien-être peuvent constituer la toile de fond du séminaire.
4. Le choix d’une date : on recherchera les périodes propices au beau temps, tout en évitant les vacances scolaires et les week-ends allongés sur lesquels les collaborateurs posent généralement leurs congés.
5. Sélectionner une destination : une région de caractère qui favorisera les visites culturelles et les découvertes gastronomiques, ou un site peu éloigné pour diminuer les contraintes et permettre la participation du plus grand nombre.
6. Choisir un site : tournez-vous vers un site qui propose l’ensemble des services que vous avez définis, c’est-à-dire l’hébergement, les repas, les loisirs ainsi que la mise à disposition de salles de travail et de conférences dotées d’un équipement informatique et audiovisuel adapté. Un site qui sait comment organiser un séminaire professionnel pourra vous aider à définir votre programme d’activités.
7. Mettre en place un rétroplanning : date à laquelle contacter le site et les intervenants, date d’envoi des invitations, date de réservation des transports collectifs, délais de versement des acomptes, etc., le rétroplanning consigne toutes les échéances pour une organisation sans faille de l’événement.
8. Fixer et réaliser le planning de l’événement : du temps de parole des intervenants aux heures des repas en passant par l’horaire de départ du car pour une visite de domaine ou une initiation au golf, tout doit être prévu et communiqué en amont aux participants. Inviter les collaborateurs concernés : de manière personnalisée pour favoriser leur inscription au séminaire, avec une communication efficace sur les avantages de l’événement. Une date limite de confirmation doit être demandée pour des raisons évidentes d’organisation et de budget.
9. Se rendre sur le site avant le séminaire : il est essentiel qu’une équipe se rende in situ pour effectuer des repérages, répéter éventuellement certaines prestations, s’assurer de la visibilité de la marque dans les salles de réception et de travail, et communiquer avec les hôtes au sujet des détails de l’organisation.
10. Communiquer en aval du séminaire : remercier les participants, solliciter des retours d’expérience, mais aussi donner envie aux collaborateurs absents à travers un bilan et une rétrospective en images.